Informationens värde och digitalisering ur ett strategiskt styrningsperspektiv – en förstudie inom Trafikverket

Information definieras i Trafikverkets IT-strategi och strategi för digitalisering som en tillgång och resurs, vilken skapas som ett resultat av de processer som drivs i Trafikverket, och ses som bevis på deras verksamhet. I samband med digitalisering, införandet av Building Information Modelling (BIM), öppna data samt informationshantering i Trafikverkets processer och e-tjänster förändras förutsättningar för informationshantering. Det behövs både nya strategiska angreppssätt för att bedöma informationens värde och modeller för att göra urval för bevarande och tillgängliggörande. Denna förstudie fokuserar på styrningsfrågor relaterade till informationens betydelse i Trafikverkets beställar- och samhällsutvecklaroll. Förutom att bidra med kunskap utifrån ovan perspektiv identifieras relevanta frågor för fördjupade studier.Denna explorativa, empirinära, kvalitativa förstudie bygger på läsning av dokument och intervjuer med chefer, förvaltare och strateger inom IT, informationshantering och styrning. Utifrån förstudiens syfte har intervjuerna guidats av fyra tematiska frågeställningar om digitalisering och digitaliseringsstrategi, styrning av digital information ur ett ekonomiskt perspektiv, informationens ekonomiska värde samt lednings- och medarbetarprocesser och informationens tillgänglighet. Med utgångspunkt i ovanstående samt insikten om att dagens samhällsutmaningar och att Trafikverkets uppdrag och verksamhetsidé som samhällsutvecklare inte kan lösas på egen hand, har den teoretiska referensramen inkluderat forskning om strategi och strategerande samt om samverkan och samproduktion.Förstudiens resultat pekar på sex spänningar relaterat till information och informationens värde vilka kan hindra och motverka kapaciteten i Trafikverkets lednings- och styrningsprocesser. Dessa ska inte tolkas som ett val mellan ”antingen eller” utan pekar på olika utmaningar där man rör sig inom ett spänningsfält. Dessa sex spänningar är: • Informationens värde – definierat som ett belopp eller i betydelsen nytta och relevans. Bland informanterna är det tydligt att information är viktigt och kanske till och med är det enda Trafikverket de facto arbetar med idag. Samtidigt finns det ett ointresse för, och en osäkerhet i, vad man ska göra med ett faktiskt belopp. Behovet av att ändå räkna fram det uppfattas bero på att pengarna styr. • Intern legitimitet (och medvetenhet) kontra ifrågasättande (och omedvetenhet). Informanterna uppfattar inte att synen på information som en resurs och tillgång i Trafikverket är förankrad. De upplever att information behandlas styvmoderligt, har låg prioritet, är ifrågasatt samt ses som administration och en kostnad. • Tillgänglighet kontra säkerhet. Det finns krav och förväntan, internt och externt, på att information ska göras tillgänglig för att man ska bli mer transparent, öppen och innovativ, bidra till kundoch samhällsnytta samt till affärsmöjligheter på marknaden. Samtidigt finns det en intern osäkerhet kopplat till säkerhetsfrågan, vilket sprider en otrygghet om vem som bestämmer vad och hur information ska göras tillgänglig. Detta försvårar samhällsutvecklarrollen och möjligheterna att agera framåtsyftande. • Förvaltning kontra innovation (internt och externt). I en modern myndighet finns en spänning i att som statstjänstemän anta en funktion och roll som är likabehandlande, transparent, demokratisk och objektiv samtidigt som man ska ha ett mer affärsinriktat, innovativt arbetssätt där man ska vara en katalysator för marknaden. • Strategin för digitalisering i teori och praktik. Strategin finns som dokument. Men hur den lever och utvecklas bland medarbetare är inte helt tydligt. Det finns bland informanterna ett stort intresse för strategin, men samtidigt en osäkerhet om definitioner, strategins användning och tillämpning. Det uttrycks önskemål om att ytterligare få diskutera och involveras i genomförandet, för att öka den interna förankringen och förståelsen. • Inifrån-och-ut-praktik kontra verksamhetsidén om samverkan. I Trafikverkets verksamhetsidé uttrycks tydligt att man är samhällsutvecklare som, för att kunna sköta sitt uppdrag, ska utföra det i samverkan med andra aktörer. Trots detta upplever informanterna ett starkt ”inifrån-och-ut-perspektiv” och det saknas kunskap om samverkansmodeller och informationens betydelses i relation till detta. Dessa sex spänningar ger underlag för relevanta utvecklings- och forskningsområden som bör studeras för att öka kapaciteten i styrnings- och ledningsprocesserna relaterat till information och informationshantering.